Extension Aujourd’hui

OmniFocus vous présente un résumé de la situation sur votre bureau grâce à l’extension Aujourd’hui qui se trouve dans la section Extensions des Préférences Système macOS.

Lorsque l’extension Aujourd’hui est activée, vous pouvez visualiser les éléments à échéance proche ou en retard dans le Centre de notifications et, une fois qu’ils sont terminés, les cocher immédiatement à cet endroit (l’état des éléments est actualisé dans l’application avec toutes les autres modifications effectuées).

Vous pouvez utiliser les préférences Badges d’OmniFocus pour choisir les éléments à afficher dans l’extension Aujourd’hui.

Pour changer la position du widget OmniFocus dans le Centre de notifications, cliquez sur Modifier en bas de la sous-fenêtre Aujourd’hui.

Notifications interactives

Si vous utilisez des notifications pour OmniFocus sur votre Mac, vous pouvez donner un peu plus d’impact visuel aux éléments qui requièrent vraiment votre attention en exigeant une interaction lorsqu’ils apparaissent.

Pour configurer des notifications interactives, rendez-vous tout d’abord dans les préférences Notifications et assurez-vous que l’option Notifier sur ce Mac est cochée. Ouvrez ensuite les Notifications dans les Préférences Système macOS et choisissez OmniFocus dans la liste d’applications. Sélectionnez Alertes comme type de notifications que vous aimeriez recevoir.

Les notifications OmniFocus que vous recevrez sur votre Mac resteront à l’écran jusqu’à ce que vous mettiez fin à l’alerte. Vous disposez des possibilités ci-dessous lorsque vous mettez fin à une alerte :

• Fermer : cette option fait tout simplement disparaître la notification de votre écran.

• Actions : cette option ouvre un sous-menu dans lequel vous avez le choix entre Terminé pour marquer l’élément comme terminé dans OmniFocus et Rappeler plus tard pour reporter la notification de 15 minutes. Le report de la notification de cette manière n’a pas d’effet sur les dates associées à l’élément ; il ne fait que reprogrammer la notification pour qu’elle survienne plus tard.

• Titre de l’élément : cliquez sur le titre de l’élément pour ouvrir OmniFocus et afficher l’élément dans la perspective À venir, au sein de la fenêtre actuellement active. Cette option ouvre OmniFocus si l’application était fermée.

Copier en tant que TaskPaper

La plupart des aspects d’un élément OmniFocus peuvent être représentés sous forme de tags en adoptant la syntaxe en texte brut utilisée par l’application de gestion de tâches TaskPaper de la société Hog Bay Software. L’élément de menu Édition > Copier en tant que TaskPaper offre un moyen simple de transférer, dans n’importe quelle application prenant en charge la syntaxe de tags TaskPaper, des éléments provenant d’OmniFocus avec toutes leurs propriétés (comme la date d’échéance, des tags ou le type de répétition).

OmniFocus permet également de coller dans la fenêtre ouverte d’une base de données OmniFocus des listes en texte brut formatées en syntaxe TaskPaper. Dès lors, même s’il est possible d’utiliser la commande Copier en tant que TaskPaper pour partager des éléments d’OmniFocus avec l’application TaskPaper elle-même, cette commande est principalement utilisée comme intermédiaire entre OmniFocus et d’autres applications prenant en charge le système de tags de TaskPaper.

Cela permet, par exemple, de traiter par lot des dizaines ou des centaines d’éléments OmniFocus à la fois en les exportant depuis OmniFocus sous forme de syntaxe TaskPaper, en effectuant les actions de traitement par lot et en les réimportant dans OmniFocus sans perdre leurs précieuses métadonnées.

Pour en savoir plus sur la syntaxe TaskPaper et obtenir une liste de tags TaskPaper compatibles, reportez-vous à cet article d’assistance.

Archivage et sauvegarde

Si votre base de données est devenue très volumineuse, lourde et remplie d’éléments obsolètes ou que vous devez revenir à d’anciennes versions de vos données, les fonctions d’archivage et de sauvegarde d’OmniFocus pour Mac sont là pour vous aider.

Création d’une archive

Après un certain temps d’utilisation quotidienne d’OmniFocus, il se peut que la taille de votre base de données devienne très importante, plus particulièrement si vous synchronisez vos données avec un appareil mobile, et que cela ralentisse le fonctionnement de l’application. La plupart des éléments qu’elle contient sont probablement des éléments terminés ou abandonnés que vous ne devrez réviser que très rarement, voire jamais. C’est pour cette raison qu’OmniFocus comprend une commande destinée à archiver ces anciens éléments dans un fichier séparé pour que vous disposiez d’une base de données à la fois rapide et légère.

Pour archiver vos anciennes données, choisissez Déplacer les anciennes données dans l’archive dans le menu Fichier. Cette commande affiche un formulaire contenant un champ de date ; tout élément terminé avant cette date, ou tout élément abandonné n’ayant pas été modifié depuis cette date, sera alors placé dans l’archive.

OmniFocus enregistre votre fichier d’archive dans le même emplacement que celui de votre base de données principale.

• Version Omni store :

~/Library/Containers/com.omnigroup.OmniFocus3/Data/Library/Application Support/OmniFocus/

• Version Mac App Store :

~/Library/Containers/com.omnigroup.OmniFocus3.MacAppStore/Data/Library/Application Support/OmniFocus/

Où ~ correspond à votre dossier de départ. Pour consulter vos données archivées, choisissez Ouvrir l’archive dans le menu Fichier ; votre archive s’ouvre alors dans sa propre fenêtre.

Pour récupérer des éléments d’une archive dont vous êtes en train d’explorer le contenu, faites-les glisser et déposez-les dans l’emplacement de votre choix au sein de votre base de données principale (la méthode du copier-coller fonctionne également). Quelle que soit la méthode utilisée, une copie de l’élément demeure dans l’archive ; vous pouvez conserver cette copie archivée ou la supprimer manuellement si vous le souhaitez.

Restauration à partir d’une sauvegarde

OmniFocus favorise plutôt la préservation méticuleuse des données en sauvegardant automatiquement votre base de données toutes les deux heures dans l’un des dossiers ci-dessous.

• Version Omni store :

~/Library/Containers/com.omnigroup.OmniFocus3/Data/Library/Application Support/OmniFocus/Backups/

• Version Mac App Store :

~/Library/Containers/com.omnigroup.OmniFocus3.MacAppStore/Data/Library/Application Support/OmniFocus/Backups/

OmniFocus conserve jusqu’à 100 copies de sauvegarde de votre base de données à la fois, ce qui correspond environ à deux semaines si vous utilisez OmniFocus de manière continue (plus pour la plupart des gens, car la sauvegarde est impossible si OmniFocus n’est pas ouvert).

Pour restaurer une version sauvegardée de votre base de données, sélectionnez Afficher les sauvegardes dans le menu Fichier, puis double-cliquez pour choisir un fichier de sauvegarde à examiner. Le fichier de sauvegarde s’ouvre alors dans sa propre fenêtre OmniFocus, afin que vous puissiez le parcourir et déterminer si c’est bien celui que vous voulez ; si c’est le cas, choisissez Restaurer cette copie de sauvegarde dans la barre de notification et la sauvegarde remplacera votre base de données actuelle.

Impression

Pour imprimer du contenu OmniFocus sur papier (ou l’enregistrer en PDF), commencez d’abord par configurer une fenêtre contenant exactement les données qui vous intéressent en focalisant dessus , en sélectionnant des éléments dans la barre latérale ou en développant/réduisant des lignes dans la structure. Choisissez ensuite Imprimer dans le menu Fichier. OmniFocus redimensionne le contenu pour l’adapter horizontalement au papier que vous avez choisi.

Exportation

Vos données vous appartiennent ; si vous désirez les transférer dans d’autres applications, les traiter à l’aide de scripts, les publier sur Internet ou encore les réserver à un usage génial auquel nous n’avons même pas pensé, vous êtes absolument libre de les convertir dans le format de votre choix.

Pour exporter votre base de données, choisissez Fichier > Exporter, puis sélectionnez un format et un emplacement. Les formats disponibles sont :

• Document OmniFocus  : il s’agit d’un document OmniFocus ordinaire, comme celui que vous utilisez comme base de données. Si vous ouvrez un fichier de ce type dans OmniFocus, il apparaît dans sa propre fenêtre et vous pouvez travailler dessus normalement, mais les réglages propres à votre base de données (comme les options d’affichage et les perspectives personnalisées) ne sont pas disponibles.

• Texte brut : il s’agit d’une représentation toute simple de vos données en texte brut, que vous pouvez ouvrir dans l’éditeur de texte de votre choix.

• HTML simple : il s’agit d’une représentation HTML de vos données compilées dans un seul fichier. La feuille de style et même les icônes sont intégrées au code HTML. Si vous maîtrisez le format CSS, vous devriez pouvoir redéfinir le style des résultats en fonction de vos besoins.

• Valeurs séparées par des virgules (CSV et CSV UTF-16) : le format CSV est une syntaxe commune pour toutes sortes d’applications, nouvelles ou anciennes, quelle que soit la plateforme. Il présente toutes vos données dans un fichier en texte brut où les colonnes sont séparées par des virgules. Une fois que vos données sont en format CSV, vous pouvez facilement les traiter à l’aide de scripts, les convertir dans d’autres formats ou les ouvrir dans des applications qui les reconnaissent (comme OmniPlan). Si vous ne parvenez pas à faire lire à d’autres applications des caractères non-ASCII de votre fichier CSV, tels que des lettres accentuées ou des caractères non romains, essayez de l’exporter avec l’option CSV UTF-16.

• Document de sauvegarde (OmniFocus) : cette option d’exportation crée un fichier dans un format (.ofocus-backup) essentiellement identique au format de base de données OmniFocus standard, à une différence essentielle près.

  Contrairement à un fichier de base de données OmniFocus standard, lorsque vous ouvrez une sauvegarde dans OmniFocus, l’option Restaurer cette copie de sauvegarde est affichée dans une barre de notification sous la barre d’outils. Cliquez sur ce bouton pour remplacer votre base de données locale par défaut par la base de données contenue dans la sauvegarde.

Prise en charge d’AppleScript

OmniFocus Pro vous donne accès à de puissants outils de création de scripts basés sur la bibliothèque AppleScript intégrée. Pour accéder au dictionnaire de commandes de script propre à OmniFocus, ouvrez Éditeur AppleScript, choisissez Fichier > Ouvrir un dictionnaire (Maj-Commande-O), puis sélectionnez OmniFocus.app dans la liste qui vous est présentée.

Vous pouvez ajouter des scripts figurant dans votre barre d’outils OmniFocus en les plaçant dans le répertoire accessible via la commande de menu Aide > Ouvrir le dossier des scripts.

Consultez les ressources ci-dessous pour découvrir des idées, des conseils et de l’aide sur l’automatisation de votre flux de travaux OmniFocus :

• Discussion à propos d’AppleScript sur le Forum officiel OmniFocus

• Une présentation d’AppleScript, des conseils et une liste exhaustive de ressources sont disponibles sur Inside OmniFocus

OmniFocus pour le Web

OmniFocus pour le Web est une application complémentaire basée sur navigateur qui fonctionne conjointement avec OmniFocus pour Mac et OmniFocus pour iOS, afin de fournir un accès aux fonctions de base d’OmniFocus à partir de n’importe quel navigateur Web moderne. Cette application est proposée sous forme de complément facultatif basé sur abonnement qui s’ajoute à la copie d’OmniFocus que vous avez achetée ou dans le cadre d’un abonnement à OmniFocus.

Vous trouverez des informations supplémentaires sur l’abonnement à OmniFocus pour le Web ici.